Wysyłka faktur VAT RR do KSeF w programie Ewa – Faktury i Magazyn

Program Ewa wysyła do KSeF faktury VAT RR (faktury dla rolnika) oraz ich korekty w strukturze FA_RR(1). Faktura RR jest wysyłana tak samo jak faktura sprzedaży – po zapisie dokumentu albo z menu dokumentów, pojedynczo lub grupowo.

1. Uprawnienie od rolnika w KSeF

Fakturę VAT RR wystawia nabywca – firma, która kupuje produkty od rolnika – i robi to w imieniu rolnika. Dlatego KSeF przyjmie taką fakturę tylko wtedy, gdy rolnik wcześniej nada nabywcy odpowiednie uprawnienie. Bez niego wysyłka zakończy się błędem. Uprawnienie nadaje się jednorazowo, w Aplikacji Podatnika KSeF, a nie w programie Ewa.

Czynności w Aplikacji Podatnika KSeF (https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/) wykonuje rolnik:

  • Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF jako sprzedawca (rolnik), czyli podmiot, który przekazuje uprawnienie innej firmie.
  • Otwórz sekcję „Uprawnienia”, a w niej „Zarządzanie uprawnieniami”.
  • Dodaj nowy podmiot – wpisz NIP firmy, która będzie wystawiać za Ciebie faktury VAT RR (nabywcy pracującego w programie Ewa).
  • Zaznacz dla tego podmiotu uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR.
  • Zapisz zmiany.

Od tej chwili KSeF pozwala wskazanej firmie wystawiać faktury VAT RR w imieniu tego rolnika. Każdy rolnik nadaje uprawnienie osobno, dla każdego nabywcy, który wystawia mu faktury RR.

2. Włączenie wysyłki w programie

Ścieżka: „Inne – Ustawienia – Dokumenty – Zakup”.

W drzewie ustawień rozwiń „Dokumenty” i wybierz „Zakup”. Przewiń listę do dokumentu o symbolu FAR – „Faktura dla rolnika” – i zaznacz przy nim opcję „Wysyłaj do KSeF”. Korekty faktur RR są wysyłane zgodnie z tym samym ustawieniem – nie trzeba ich włączać osobno. Opcję może zmienić tylko użytkownik z uprawnieniem do ustawień KSeF.

3. Cecha z klasą lub jakością produktu

Ścieżka: „Inne – Ustawienia – Kartoteki towarowe”.

W pliku wysyłanym do KSeF każda pozycja faktury RR musi mieć podaną klasę lub jakość produktu. Program pobiera ją z jednej z dwóch cech dodatkowych kartoteki towarowej. W sekcji „Cechy dodatkowe”, w polu „Do oznaczenia klasy lub jakości produktu pobieraj cechę (KSeF, JPK)”, wybierz cechę, w której zapisujesz klasę lub jakość, a następnie uzupełnij ją w kartotekach lub w pozycjach faktury.

4. Wysyłanie faktury RR i operacje KSeF

Faktura RR jest wysyłana do KSeF:

  • po zapisie dokumentu – tak samo jak faktura sprzedaży,
  • z menu „Dokument – KSeF” w oknie dokumentów – pojedynczo („Wyślij do KSeF ..”) albo grupowo, np. „Wyślij do KSeF niewysłane z dzisiaj”.

W tym samym menu dla wysłanej faktury RR dostępne są: „Pobierz status dokumentu”, „Drukuj UPO”, „XML – Pokaż wygenerowany XML” oraz „Edytuj status KSeF”.

5. Co program sprawdza przed wysłaniem

Jeśli któryś warunek nie jest spełniony, program nie wyśle faktury i wyświetli komunikat:

  • brak polskiego NIP rolnika (10 cyfr) – „Nie uzupełniono polskiego numeru NIP rolnika. Faktura VAT RR nie może być przesłana do KSeF.”
  • faktura w walucie obcej – „Faktura VAT RR w walucie obcej nie może być przesłana do KSeF.” Faktur RR w walucie obcej nie wysyła się do KSeF.
  • w ustawieniach nie wybrano cechy z klasą lub jakością – „W ustawieniach nie wybrano cechy do oznaczenia klasy lub jakości produktu.”
  • cecha nie jest uzupełniona w pozycjach – „Nie uzupełniono cechy … (klasa lub jakość produktu) w pozycjach: … Faktura VAT RR nie może być przesłana do KSeF.”

6. Co trafia do pliku XML

Oprócz danych faktury program przekazuje do KSeF:

  • rachunek bankowy rolnika z jego kartoteki kontrahenta – gdy forma płatności to przelew,
  • dokumenty zapłaty, np. wypłatę KW,
  • potrącenia na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych.

7. Import z KSeF

Ścieżka: „Opcje – Obsługa KSeF – Import z KSeF”.

Podczas pobierania dokumentów z KSeF program pomija faktury VAT RR. Fakturę RR wystawia nabywca, więc nie jest ona dla niego dokumentem zakupu do zaimportowania.