Instrukcja obsługi KSeF w programie Ewa – Faktury i Magazyn

Przed włączeniem obsługi e-Faktur zachęcamy do zapoznania się z informacjami zawartymi na stronie Ministerstwa Finansów https://www.podatki.gov.pl/ksef/.

1. Włączenie KSeF w programie Ewa – Faktury i Magazyn

Funkcja KSeF umożliwia obsługę dokumentów sprzedażowych i zakupowych w programie Ewa. Aby rozpocząć pracę z KSeF, należy najpierw włączyć tę obsługę w ustawieniach programu, a następnie dodać token lub certyfikat.

  1. Przejdź do Ustawienia i otwórz zakładkę KSeF.
  2. Po prawej stronie kliknij przycisk Włącz.
Screen pcbiznes
  1. W oknie Ustawienia KSeF zaznacz opcję Włącz obsługę KSeF.
  2. Wybierz środowisko
  3. Ustaw wersję App – API 2.0.
  4. Zaznacz opcję Obsługa sprzedaży.
  5. Ustal datę, od której dokumenty sprzedażowe mają być wysyłane do KSeF.
  6. Jeżeli masz wersje programu Ewa – Faktury i Magazyn, możesz zaznaczyć opcję obsługi dokumentów zakupowych. Program umożliwi wtedy import faktur zakupowych i kosztowych z KSeF.

Zapisz wprowadzone ustawienia.

Dodaj metodę autoryzacji w KSeF – w zależności od tego, co posiadasz:

  • Token – przejdź do sekcji „Dodanie tokena”,
  • Certyfikat – przejdź do sekcji „Dodanie certyfikatu”.token albo

Dodanie tokena

  1. Przejdź do Opcje > Obsługa KSeF > Tokeny.
  2. Kliknij ikonę Dodaj.
Screen pcbiznes
  1. W polu Nazwa wpisz nazwę tokena.
  2. Zaznacz odpowiednie uprawnienia tokena.
  3. W polu Token wklej wcześniej skopiowany numer tokena.
  4. Zaznacz opcję Token aktywny.

Jeżeli w programie jest dodanych więcej użytkowników, w sekcji Użytkownicy wskaż osoby, które będą mogły korzystać z tego tokena.

  1. Kliknij Zapisz.

Instrukcja jak wygenerować token znajduje się tutaj: https://www.pcbiznes.pl/pomoc/token-ksef/

Dodanie certyfikatu

  1. Przejdź do Opcje > Obsługa KSeF > Certyfikaty.
  2. Kliknij ikonę Dodaj.
Screen pcbiznes
  1. W polu Nazwa wpisz nazwę certyfikatu.
  2. W polu Certyfikat wskaż plik certyfikatu z rozszerzeniem .crt.
  3. W polu Klucz prywatny wskaż plik klucza z rozszerzeniem .key.
  4. W polu Hasło wpisz hasło nadane podczas generowania certyfikatu w KSeF.
  5. Przejdź do sekcji Uprawnienia certyfikatu.
  6. W polu Przeznaczenie wybierz, czy certyfikat ma służyć do:
    • uwierzytelnienia albo
    • podpisu linku.
  1. Jeżeli wybierzesz Uwierzytelnienie, zaznacz obok opcje:
    • Zapis faktur,
    • Odczyt faktur.
  1. Zaznacz opcję Certyfikat aktywny.

Jeżeli w programie jest dodanych więcej użytkowników, w sekcji Użytkownicy wskaż osoby, które będą mogły korzystać z tego certyfikatu.

  1. Kliknij Zapisz.

Instrukcja jak wygenerować certyfikat znajduje się tutaj: https://www.pcbiznes.pl/pomoc/generowanie-certyfikatow-do-integracji-z-ksef/

2. Ustawienia na definicji dokumentów

W „Ustawienia – Dokumenty – Sprzedaż” na definicji dokumentów dodano znacznik „Wysyłaj do KSeF”

definicja dokuemntów

Przy dodawaniu dokumentu program będzie sprawdzał, czy znacznik na definicji jest oznaczony i na jego podstawie będzie inicjował wysyłkę po jego zapisie.

3. Znacznik na dokumencie

dokuemntEd

W oknie edycji dokumentu dodano również ustawienie czy konkretny dokument podlega wysyłce. Ustawienie przepisywane jest z definicji dokumentu i widoczne tylko dla tych dokumentów, które podlegają pod KSeF. Dodano również znacznik „Zapisz bez wysyłki do KSeF”, po zaznaczeniu którego dokument otrzymuje status „Do wysłania”.

Faktury VAT Marża będą wysyłane do KSeF tylko, jeżeli wystawione będą na podatnika posiadającego NIP. Faktury wystawione na osobę fizyczną nie będą wysyłane. Również dokumenty oznaczone jako „Fiskalne”, pomimo oznaczenia na definicji wysyłki do KSeF, nie będą wysyłane. Dodatkowo na kartotece kontrahenta można oznaczać tych kontrahentów, dla których dokumenty mają być pomijane przy wysyłce.
kontrahent

4. Okno dokumentów

okno Dokumentow

W oknie dokumentów dodano możliwość wyświetlenia kolumn:

  • Status KSeF – informuje na jakim etapie jest wysyłka dokumentu. Możliwe statusy to
    • Brak statusu – oznacza, że dokument nie podlega pod KSeF.
    • Do wysłania – oznacza, że dokument został zapisany w bazie, ale nie rozpoczęto jeszcze wysyłki.
    • Wysłany – oznacza, że dokument został wysłany i odebrany przez KSeF. Status Wysłany nie oznacza, że dokument został wystawiony w rozumieniu przepisów o KSeF. Nie otrzymano jeszcze potwierdzenia, że dokument jest poprawny.
    • Wysłany, Poprawny – oznacza, że dokument został poprawnie wystawiony w KSeF. Potwierdzeniem jest nadany numer KSeF oraz przypisanie daty wysyłki.
    • Błędny – oznacza, że na którymś z etapów wysyłki dokument posiada błędy uniemożliwiające jego zarejestrowanie w KSeF. Może to być błąd połączenia ze środowiskiem KSeF, dokument niezgodny ze schematem, błędny numer NIP kontrahenta. Przyczynę błędu można podejrzeć poprzez ikonę KSeF w oknie dokumentów i wybranie opcji „Pokaż powód błędu”. Ponieważ taki dokument nie jest wystawiony w rozumieniu przepisów o KSeF, należy usunąć przyczynę błędu i spróbować jak najszybciej ponownie wysłać, aby zmieścić się w terminie, o którym mówią wspomniane przepisy.
  • Data wysłania do KSeF – data wysłania dokumentu to data kiedy poprawnie wystawiony w KSeF dokument został wysłany. Data uzupełniana jest dopiero po otrzymaniu potwierdzenia poprawności danych.
  • Nr KSeF – numer, pod którym dokument jest zarejestrowany w systemie KSeF
  • Środowisko KSeF – wybrane przez użytkownika środowisko KSeF (przedprodukcyjne Demo lub produkcyjne)

W oknie dokumentów dodano ikonę KSeF, z której dostępne są opcje:

ikona KSeF

5. Okno grupowej wysyłki dokumentów

Użytkownik może w jednym oknie wysłać kilka dokumentów jednocześnie:

Wysyłka do KSeF dane podstawowe

Po wyborze opcji pojawia się okno grupowej wysyłki

okno grupowej wysyłki

6. Pobieranie statusów dokumentów

Podczas wysyłki dokumentu program automatycznie pobiera jego status. Jeżeli status nie będzie jeszcze dostępny, użytkownik może ręcznie wywołać pobranie statusu. Można pobrać status dla wybranej pozycji, albo wszystkich pozycji wysłanych w obrębie jednej sesji.

ikona status

Jeżeli nie udało się pobrać numeru KSeF, a sesja na której faktura została wysłana już wygasła, można dodać numery KSeF ręcznie.

7. Sesje KSeF

W „Opcje – Obsługa KSeF – Historia sesji” dostępna jest lista nawiązanych połączeń z wybranym środowiskiem KSeF. Aktualna nawiązana sesja jest oznaczona jako „Aktywna”.

historia Sesji

Również z poziomu historii sesji użytkownik może pobrać statusy wysłanych w jej trakcie dokumentów. Po zamknięciu sesji będzie możliwe pobranie i wydrukowanie UPO dla wybranej sesji. UPO dla sesji zawiera listę wysłanych faktur z nadanymi dla nich numerami KSeF.

Numery KSeF (statusy) można pobrać tylko w obrębie aktywnej sesji. Jeżeli sesja zostanie zamknięta, wygaśnie, albo użytkownik wyłączy program przerywając sesję, a numery KSeF nie zostaną pobrane, nie będzie już możliwości pobrania numerów zarejestrowanych w KSeF dokumentów. Jedyną możliwością będzie nadanie numerów ręcznie.

8. Informacja o niewysłanych dokumentach

Przy generowaniu pliku polec (księgowanie do programu Ala) oraz generowaniu plików JPK program będzie sprawdzał, czy w wybranym okresie wszystkie podlegające pod KSeF dokumenty zostały wysłane i mają prawidłowy status.

Przy wylogowywaniu z programu, przelogowaniu użytkownika lub firmy program również będzie sprawdzał, czy wszystkie podlegające pod KSeF dokumenty wystawione danego dnia zostały wysłane i mają poprawne statusy. Program dla aktualnej sesji przy wyjściu z firmy będzie również proponował pobranie statusów wysłanych faktur.

9. Historia błędów

Jeżeli w trakcie próby nawiązania połączenia / wysyłki do KSeF wystąpi błąd, czy to po stronie Ministerstwa czy po stronie użytkownika, taki błąd zostanie zapisany w historii błędów w „Ustawienia – Obsługa KSeF – Historia błędów KSeF” i będzie możliwy do podglądu.

historia bledów