Uzupełnianie danych środków trwałych do JPK-ST w programie Ala – Księga Podatkowa

Otwórz ewidencję środków trwałych: z menu Księgowość → Środki trwałe (skrót Ctrl+D) albo przyciskiem „Środki trwałe” na pasku narzędzi.

W oknie „Środki trwałe” opcję uruchamia się na dwa sposoby:

• z menu okna „Środki trwałe” – pozycja „Uzupełnij dane do JPK-ST”,
• z menu podręcznego pod prawym klawiszem myszy na liście środków – pozycja „Uzupełnij dane do JPK-ST”.

Opcja jest dostępna od roku 2026. Gdy w programie otwarty jest wcześniejszy rok, pozycja nie jest wyświetlana w menu.

Po uruchomieniu opcji program przegląda środki trwałe należące do wykazu JPK-ST za otwarty rok – czyli środki niezlikwidowane oraz zlikwidowane lub zbyte w tym roku – i otwiera okno „Uzupełnienie danych środków trwałych do JPK-ST – rok …” z listą tych, którym brakuje danych.

Program sprawdza następujące dane:

• typ dokumentu nabycia – dla każdego środka z wykazu,
• przyczynę wykreślenia z ewidencji – dla środków zlikwidowanych lub zbytych w danym roku,
• numer dokumentu stwierdzającego wykreślenie – dla środków zlikwidowanych lub zbytych w danym roku.

W kolumnie „Do uzupełnienia” program wypisuje, czego brakuje danemu środkowi. Pozostałe kolumny pokazują numer inwentarzowy, określenie środka, datę przyjęcia i likwidacji, typ dokumentu, rodzaj operacji (likwidacja/zbycie), przyczynę wykreślenia i numer dokumentu.

Przy przyczynie wykreślenia „S – sprzedaż”, „K – kradzież” i „D – darowizna” domyślny opis wpisywany przez program w oknie likwidacji – „Likwidacja środka trwałego” albo „Zbycie środka trwałego” – nie jest traktowany jako numer dokumentu. Taki środek pojawi się na liście z brakiem „numer dokumentu stwierdzającego wykreślenie” (środek 003 na rysunku 4) – trzeba wpisać numer faktury, umowy darowizny lub protokołu.

Jeżeli wszystkie środki trwałe mają komplet danych, lista się nie otwiera – program wyświetla komunikat:

Ustaw kursor na środku trwałym i uruchom poprawę jednym ze sposobów:

• z menu okna „Dane do JPK-ST” – pozycja „Popraw”,
• klawiszem F5,
• dwuklikiem na wierszu listy.

Otworzy się okno „Uzupełnienie danych środka trwałego”. Pola „Środek trwały” i „Data przyjęcia” mają charakter informacyjny. Uzupełnia się w nim:

• Typ dokumentu – typ dokumentu nabycia środka: umowa sprzedaży, darowizna, wkład niepieniężny, wytworzenie, faktura VAT lub inne.

Dla środka zlikwidowanego lub zbytego w danym roku okno zawiera dodatkowo sekcję „Likwidacja / zbycie z dnia …” z polami:

• Rodzaj operacji – Likwidacja albo Zbycie,
• Przyczyna – przyczyna wykreślenia z ewidencji: S – sprzedaż, X – stwierdzenie niedoboru, K – kradzież, D – darowizna, N – wkład niepieniężny, I – inne; pole jest dostępne po wybraniu rodzaju operacji,
• Opis / Nr dokumentu – numer dokumentu stwierdzającego wykreślenie środka z ewidencji (np. faktury sprzedaży, protokołu).

Po uzupełnieniu danych kliknij „Zapisz”. Przycisk „Anuluj” zamyka okno bez zapisywania zmian.

Poprawiony środek pozostaje na liście do zamknięcia okna i jest wyróżniony kolorem, a kolumna „Do uzupełnienia” jest dla niego pusta. Dzięki temu widać, które środki zostały już poprawione. Po ponownym otwarciu opcji na liście są tylko środki, którym nadal brakuje danych.

Dane można uzupełniać także w zamkniętych miesiącach – poprawiane pola nie wpływają na naliczoną amortyzację ani na sumy w ewidencji.

Przy zapisie program sprawdza, czy uzupełniono wszystkie dane wymagane w pliku JPK-ST. Jeżeli czegoś brakuje, wyświetla komunikat i ustawia kursor w polu do poprawienia.

Nie wybrano typu dokumentu nabycia:

Przy przyczynie sprzedaż, kradzież lub darowizna w polu „Opis / Nr dokumentu” pozostał domyślny opis likwidacji albo zbycia:

Dla środków zlikwidowanych lub zbytych program może też wyświetlić komunikaty:

• „Należy określić rodzaj operacji.” – nie wybrano, czy była to likwidacja, czy zbycie,
• „Należy wskazać przyczynę wykreślenia środka z ewidencji.” – nie wybrano przyczyny,
• „Należy podać numer dokumentu stwierdzającego wykreślenie środka z ewidencji.” – pole „Opis / Nr dokumentu” jest puste.

Jeżeli plik JPK-ST (Księgowość → Jednolity plik kontrolny (JPK), typ „Ewidencja środków trwałych”) nie zostanie wygenerowany z powodu braków w danych środków trwałych, program wyświetla raport generowania pliku. Raport wymienia wszystkie środki z brakami, a w ostatnim wierszu wskazuje opcję „Księgowość – Środki trwałe – Uzupełnij dane do JPK-ST”.

Opcja działa na roku otwartym w programie. Aby uzupełnić dane za rok, którego dotyczy plik JPK-ST, najpierw otwórz w programie ten rok, a po uzupełnieniu danych wygeneruj plik ponownie.

• Opcja jest dostępna od roku 2026.
• Do poprawiania danych potrzebne jest prawo „Modyfikacje danych środków trwałych”.
• Lista uwzględnia środki, które trafią do wykazu JPK-ST za otwarty rok. Środki zlikwidowane lub zbyte we wcześniejszych latach nie są na niej pokazywane.
• Przy sprzedaży, kradzieży i darowiźnie w polu „Opis / Nr dokumentu” należy wpisać numer dokumentu – domyślny opis „Likwidacja środka trwałego” lub „Zbycie środka trwałego” nie wystarcza.