Program Ewa posiada możliwość automatycznego wysyłania dokumentów sprzedaży i zakupu do programu Ala. Proces ten polega na wysłaniu dokumentów polecenia księgowania w postaci pliku tekstowego, który następnie będzie mógł zostać odczytany w programie księgowym. Chcąc zaksięgować dokumenty, należy wybrać Dokumenty, następnie Dokument na górnym pasku zadań Księgowanie->Księgowanie do Ala.

W dalszej kolejności, w oknie, które się pojawi na ekranie, ustalamy parametry księgowania

Dokumenty zostaną zaksięgowane od daty ostatniego księgowania Ustawienia-> Księgowanie->Data ostatniego księgowania do daty podanej w oknie księgowania. Istnieje możliwość wyboru, w jaki sposób dokumenty mają być zaksięgowane w programie Ala:

• Bez grupowania – dokumenty zostaną przesłane do programu Ala i zaksięgowany każdy z osobna.
• Grupuj paragony – wszystkie paragony zostaną wysłane do programu Ala i zaksięgowane w jednej pozycji jako np. Zestawienie paragonów od 2014-01-02 do 2007-08-04.
• Grupuj sprzedaż – zamiast każdego dokumentu z osobna, wysłane zostaną zestawienia dokumentów np. Zestawienie faktur od 2014-01-02 do 2007-08-04.

Bardzo istotne jest miejsce (katalog), do którego wysłane zostaną polecenia księgowania (Ustawienia->Księgowanie->Katalog poleceń księgowań). Katalog ten powinien być taki sam jak w programie Ala (w innym przypadku program Ala nie będzie mógł odczytać wysłanych poleceń). Jak ustawić katalog w programie Ala opisano w części instrukcji, która dotyczy tego programu.

Każdy dokument w programie posiada status księgowania zapisany w kolumnie Księgowany:

• Puste pole – dokument jest zaksięgowany lub nie podlega księgowaniu.
• Nie – dokument podlega księgowaniu i nie jest zaksięgowany.

Sposób księgowania poszczególnych dokumentów, zależy od wartości pola Księgowanie (Kolumna), znajdującego się w oknie edycyjnym dokumentu na zakładce Opcje. Pole to jest domyślnie wypełniane zgodnie z ustawieniami w konfiguracji Ustawienia->Księgowanie – Nr kolumny przy zakupach, Nr kolumny przy sprzedaży. Przed księgowaniem dokumentów można zmienić ich sposób księgowania za pomocą opcji Dokument (na głównym pasku za menu Pomoc)->Księgowanie->Zmiana sposobu księgowania. Opcja działa dla jednego ustawionego dokumentu lub grupowo dla zaznaczonych dokumentów. Zmiany tej można również dokonać bezpośrednio na dokumencie poprzez opcje Popraw w edycji danych dokumentu na zakładce Opcje->Księgowanie (Kolumna).

W programie Ewa użytkownik może wykonać różnego typu zestawienia. Spis zestawień dostępny jest w menu głównym Zestawienia, które w zależności od wersji programu, dotyczyć będą sprzedaży i zakupów towarów, stanów magazynowych oraz spłat kredytów.

Rejestr VAT sporządzamy w opcji Zestawienia->Rejestry VAT->Sprzedaż (Zakup). W oknie rejestru, należy wybrać rodzaj rejestru i okres z jakiego chcemy otrzymać rejestr. Po akceptacji danych, czy po kliknięciu na przycisk <Twórz>, program przystąpi do wykonania zestawienia. Wynikiem zestawienia jest lista wszystkich dokumentów spełniających podane warunki. Następnie należy wydrukować rejestr. Postać wydruku rejestru zależy od ustawień ustalonych w opcji Ustawienia->Rejestr VAT oraz od definicji stawek VAT w opcji Opcje->Słowniki->Stawki VAT.

Rejestr przychodu i rozchodu towaru sporządzamy w opcji Zestawienia->Rejestr przychodu i rozchodu towaru

Użytkownik programu wybiera indeks towaru, dla jakiego będzie analizować obroty. Po akceptacji program przystąpi do wykonania zestawienia. Wynikiem zestawienia jest uporządkowana lista pozycji dokumentów wystawionych w wyniku sprzedaży/zakupu danego towaru. Zestawienie przyjmuje jako stan początkowy, stan naliczony na dzień rozpoczynający analizę obrotów. Stan końcowy wynika ze stanu początkowego powiększonego o przychody a pomniejszonego o rozchody. W przypadku, gdy w zakresie dat wystąpiła zamknięta inwentaryzacja, na której pojawiła się różnica dla analizowanego indeksu, do zestawienia dodawane są dokumenty INW+ (dla nadwyżek) i INW- (dla niedoborów). Pomimo że w bazie nie ma dokumentów INW, w celu zachowania ciągłości stanu muszą znaleźć się na zestawieniu.

Program Ewa daje możliwość śledzenia na bieżąco stanów magazynowych. Pozwala także naliczać stany aktualne na określony dzień na podstawie stanu początkowego (inwentaryzacja lub stan 0) i dokumentów obrotu. Stany na dany dzień sporządzamy za pomocą opcji Zestawienia->Stany na dany dzień

Użytkownik powinien określić dzień, na który program ma naliczyć stan, zakres towarów, dla których nastąpi naliczenie stanu i czy uwzględniać dokumenty obrotu z dnia, na który nalicza stany – koniec dnia czy początek dnia. Po akceptacji parametrów, program przystąpi do wykonania zestawienia. Wynikiem zestawienia jest lista wszystkich lub wybranych kartotek wraz ze stanem początkowym plus przychody minus rozchody i stanem końcowym.

Zestawienie spłat kredytów sporządzamy w opcji Zestawienia->Zestawienie spłat kredytów. W oknie tworzenia zestawienia, użytkownik programu określa czy interesują go rozliczenia kontrahenta w zadanym okresie czy rozliczenia konkretnego dokumentu. Zestawienie to pozwala przeanalizować historię spłat i na tej podstawie ustalić wiarygodność danego kontrahenta.

Podana opcja pozwala na zestawienie towarów w zależności od indeksu towaru czy też wyróżnika. Wymagane jest określenie okresu zestawienia czy to będzie rok, kwartał, miesiąc itp.

Opcje zestawień sprzedaży i zakupu umożliwiają analizę obrotu towarowego w zadanym okresie, dla określonej grupy towarów oraz dla wybranego kontrahenta. Tworzenie zestawienia rozpoczynamy od określenia zakresu danych uwzględnionych na zestawieniu.

Po utworzeniu zestawienia otrzymamy łączne wartości sprzedaży lub zakupu dla wybranych indeksów towarowych. Wydruk takiego zestawienia może składać się z analityki i/lub samych sum składowych.

Słowniki umożliwiają zapamiętanie danych najczęściej używanych funkcji. Uzupełnienie tych słowników pozwoli na szybszą obsługę programu, a zwłaszcza kartotek, danych kontrahenta, prawidłowego naliczania odsetek oraz ustalenia jakie stawki VAT mają być używane i wyświetlane w dokumentach czy w zestawieniach.

Inwentaryzację sporządzamy za pomocą opcji Inwentaryzacja, znajdującej się w menu Opcje. Można też użyć kombinacji klawiszy <Ctrl+I>. Na ekranie monitora pojawi się okno ze spisem inwentaryzacji (lub puste, jeśli żadna inwentaryzacja jeszcze nie była przeprowadzona). Nową inwentaryzację dodajemy za pomocą klawisza funkcyjnego <F3> lub ikony Dodaj znajdującej się na pasku narzędziowym okna Inwentaryzacja. Można też użyć menu podręcznego (prawy przycisk myszki). Na ekranie monitora pojawi się okno:

Należy wpisać takie dane inwentaryzacji jak: datę spisu, opis., wybór według, której ceny ma być liczony spis (pierwszej, drugiej … itd.), określić sposób ustalania stanu spisu ( >=0 lub 0). Wprowadzone dane zapisujemy przyciskiem <Zapisz>. Następnie, należy otworzyć pozycje spisu inwentaryzacji, na które składać się będą wszystkie wcześniej wprowadzone kartoteki towarowe. W spisie tym można również dodać brakujące kartoteki <F3>.

W oknie Spis pozycji inwentaryzacji istotne są dwie kolumny:

• Naliczono – zawiera ilość naliczoną przez program na dzień podany przy zakładaniu inwentaryzacji.
• Spisano – zawiera rzeczywisty stan spisany (program wpisuje stan naliczony do stanu spisanego, jeżeli stan naliczony jest większy od zera lub zero – w zależności od ustawienia sposobu ustalania stanu spisanego w danych inwentaryzacji przy jej tworzeniu). Chcąc zmodyfikować stan spisany, należy użyć klawisza <F5> lub ikony Popraw z menu Pozycje (okno Spis pozycji inwentarzowych). W oknie możemy podać ilość, o jaką ma być zwiększony/zmniejszony stan spisany oraz cenę zakupu i sprzedaży, w których będzie rozliczona dana pozycja arkusza. Przy wpisywaniu zmniejszenia wpisujemy „-” przed ilością, o którą chcemy zmniejszyć stan aktualny.

Do rozliczenia – zamknięcia inwentaryzacji służy opcja <Ctrl+Z> lub ikona Zamknij inwentaryzację.

Po uruchomieniu tej opcji program wykona następujące czynności:

• Doda brakujące kartoteki do arkusza (takie, które powstały po utworzeniu arkusza inwentaryzacji).
• Naliczy na nowo stany księgowe na dzień zamknięcia inwentaryzacji.
• Pokaże podsumowanie inwentaryzacji, w cenie zakupu i sprzedaży.
• Uaktualni stany w spisie kartotek.
• Rozliczy różnice inwentarzowe.

Program Ewa rozlicza inwentaryzację według rzeczywistych cen zakupu. Oznacza to, że uwzględnia każdą zmianę ceny zakupu, która miała miejsce w odniesieniu do danej kartoteki, obliczając w ten sposób rzeczywistą wartość magazynu.

W oknie Inwentaryzacji za pomocą ikony Drukuj lub klawisza <F9> można wydrukować:

• arkusze spisowe do wykonania spisu „z natury”,
• rozliczenie inwentaryzacji do wyboru w cenie zakupu i/lub w cenie sprzedaży,
• wydruk różnic inwentaryzacji,
•  dowolne kolumny spisu (Wydruki definiowane).

Program Ewa umożliwia tworzenie i ewidencjonowanie przelewów bankowych. W menu Opcje->Przelewy znajduje się spis wszystkich dotychczas wystawionych przelewów. W celu dodania nowego przelewu, należy wybrać ikonę Dodaj lub klawisz funkcyjny <F3>.  W wyświetlonym oknie edycyjnym wypełniamy wszystkie dane dla przelewu. Przelewy mogą być również tworzone za pomocą:

• Opcji Rozrachunki (w oknie Zobowiązania – Należności), gdzie można tworzyć wpłaty za zobowiązania na rzecz jednego kontrahenta. Jeżeli zaznaczymy kilka zobowiązań dla jednego kontrahenta, to po wybraniu opcji Drukuj->Przelew/dowód, program utworzy przelew na łączną kwotę zobowiązań.

• Opcji Kontrahenci, gdzie można dokonać przelewu dla aktualnego kontrahenta na dowolną kwotę (Drukuj->Przelew/dowód do kontrahenta).

Odsetki naliczamy za pomocą opcji Noty odsetkowe. dostępna jest w menu Opcje lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <Ctrl+N>. Noty odsetkowe można uruchomić również z poziomu okna Zobowiązania – Należności, które pojawia się po wybraniu opcji Rozrachunki na pasku ikona programu.

W pasku narzędziowym tego okna znajduje się ikona

Każdy ze sposobów uruchomienia opcji Noty odsetkowej powoduje, że na ekranie monitora wyświetli się okno ze spisem wystawionych wcześniej not.
Aby naliczyć odsetki i utworzyć notę odsetkową, należy kliknąć na ikonę Dodaj lub klawisz funkcyjny <F3>

Wybieramy kontrahenta, któremu chcemy naliczyć odsetki, okres z którego będziemy analizowali spłaty oraz dodatkowe warunki tworzenia noty. Odsetki naliczane są od przeterminowanych spłat dokumentów.

Po zaakceptowaniu warunków program pokaże nam listę spłat, które spełniają zadane warunki. Użytkownik musi zaznaczyć te spłaty, od których chce naliczyć odsetki. Po zaznaczeniu wszystkich (lub tylko wybranych), z menu prawego klawisza myszki, należy wybrać opcję Nalicz odsetki <F10>. Program naliczy odsetki od wszystkich zaznaczonych rozliczeń wg tabeli odsetek zdefiniowanej w Opcje->Słowniki->Tabela procentów odsetek. Utworzona nota odsetkowa wchodzi do dokumentów nierozliczonych z terminem płatności wynikającym z ustawień w konfiguracji (Ustawienia->Rozrachunki->Noty odsetkowe->Ilość dni na termin płatności). Wszystkie spłaty, od których naliczono odsetki są blokowane przed skasowaniem.

Kontrola rozrachunków jest opcją występującą tylko w wersji programu Ewa – Faktury i Magazyn. W menu Opcje->Rozrachunki znajdują się dokumenty, które nie zostały jeszcze rozliczone: należności i zobowiązania.

Każdy dokument magazynowy, związany z obrotem towaru z kontrahentami, oraz dokumenty kasowe, bankowe i inne, są uwzględniane przez program. Dokument jest uznawany za nierozliczony, jeżeli nie jest w całości spłacony, czyli suma spłat dokumentu jest mniejsza od jego wartości. Istnieje kilka metod rozliczania dokumentów w programie:

• Podczas wystawiania dokumentów magazynowych istnieje możliwość przyjmowania gotówki, co powoduje automatyczne wystawienie dokumentu kasowego i powiązanie go z dokumentem magazynowym.
• Podczas wystawiania dokumentów kasowych i bankowych, za pomocą opcji Rozliczanie można ustalić za jakie dokumenty płacimy w danej chwili.

• W menu Opcje->Rozrachunki pozwala za pomocą opcji: Rozlicz (Rozlicz w kasie, Rozlicz w banku, Rozlicz w innych) dokonać rozliczenia dokumentu z automatycznie dodanym dokumentem w kasie banku lub innych.
• W menu Opcje->Rozrachunki można użyć opcji Rozlicz, która umożliwia rozliczanie (powiązanie) dokumentów magazynowych z kasowymi, a także wykonywanie kompensat.

W oknie rozliczeń widoczne są wszystkie dokumenty wybranego kontrahenta, które możemy powiązać (rozliczyć) z aktualnym dokumentem. Dokumenty są uporządkowane według terminu płatności. Chcąc rozliczyć dokument, należy wpisać kwotę na jaką rozliczenie ma nastąpić. Można także użyć przycisku <Rozlicz automatycznie> – spowoduje to rozliczenie dokumentów do wysokości kwoty „do dyspozycji”, według terminów płatności. Przycisk <Zamknij> powoduje rozliczenie dokumentów według określonych kwot.

• <Shift+F2> – Pokaż dokument źródłowy- opcja umożliwia odszukanie dokumentu w miejscu jego powstania i pokazanie jego podstawowych danych.
• <F5> – Rozlicz – służy do rozliczania wybranego dokumentu.
• <F9> – opcja służy do drukowania: zestawienia zobowiązań i należności, wezwania do zapłaty, przelewu.
• <Ctrl+S> – Suma – opcja powoduje podsumowanie należności i zobowiązań ze wskazaniem tych przeterminowanych.
• Rozlicz w kasie – (prawy przycisk myszy) opcja umożliwia automatyczne rozliczenie dokumentu poprzez wystawienie dokumentu kasowego.
• Rozlicz w banku – (prawy przycisk myszy) pozwala na automatyczne rozliczenie dokumentu poprzez wystawienie dokumentu bankowego.
• Rozlicz w innych – (prawy przycisk myszy) daje możliwość automatycznego rozliczenia dokumentu poprzez wystawienie dokumentu w bazie Inne.
• Noty odsetkowe – opcja pozwala na naliczenie odsetek za spłaty zaległych dokumentów.

Użytkownik wybierając ikonę Kasa, Bank na pasku ikon programu, znajdzie opcję Zamknięcie raportu. Dostępna ona jest po kliknięciu na „sejf” na pasku zadań lub po wybraniu z menu głównego Opcje->Kasa/Bank/Inne->Raporty. Po wybraniu jednej z tych opcji na ekranie pojawi się okienko edycyjne

W przypadku pierwszego raportu program umożliwi wpisanie numeru raportu. Kolejne raporty będą numerowane automatycznie. Najważniejszym zadaniem jest wpisanie daty, do której ma zostać wykonany raport. Data, od której wykonujemy raport ustalana jest na podstawie poprzedniego raportu. Po zamknięciu raportu, program wyświetli podsumowanie

Drukowanie raportu uruchamiamy za pomocą opcji Drukuj->Drukuj raport, dostępnej za pomocą ikony drukowania lub klawisza funkcyjnego <F9>.

Spis dokumenty kasowych (KP, KW), bankowych (BP,  BW), innych (IP, IW) można przeglądać za pomocą Opcje->Kasa, Bank, Inne->Dokumenty. Można też użyć kombinacji klawiszy <Ctrl+A> lub ikony

Jeśli użytkownik zechce dodać nowy dokument do spisu, to należy kliknąć na klawisz <F3> lub ikonę Dodaj, można też użyć menu podręcznego (prawy przycisk myszki). Na ekranie pojawi się okno wyboru:

W powyższym oknie należy określić, jaki dokument chcemy wystawić, przy czym typ dokumentu zależy od opcji, w której aktualnie się znajdujemy (Kasa, Bank czy Inne). Po wybraniu konkretnego dokumentu, komputer pokaże listę kontrahentów. Z tej  listy wybieramy kontrahenta, z którym przeprowadzamy transakcje (naciskając klawisz <Enter>). Można też zrezygnować z wyboru kontrahenta, będzie to oznaczać, że dokument nie zostanie wliczony do rozrachunków, a służyć będzie wyłącznie do wewnętrznych rozliczeń. Po dokonaniu powyższych operacji, na ekranie pokaże się okno edycyjne:

W przypadku, gdy jest to pierwszy dokument tego rodzaju, program pozwoli zmienić numer dokumentu, następne dokumenty będą miały automatycznie nadawany numer kolejny. W oknie należy podać kwotę dokumentu oraz opis. Z poziomu dokumentu można także dokonywać rozliczeń należności lub zobowiązań używając przycisku Rozliczenia. Po zaakceptowaniu program automatycznie zaproponuje wydruk dokumentu.

Noty korygujące można wystawiać do istniejących już w programie dokumentów zakupu. Aby taką notę wystawić, należy w oknie Dokumenty ustawić się na wybranym dokumencie, a następnie w menu kontekstowym (prawy klawisz myszy) wybrać opcję Nota korygująca.

Wyświetli się okno edycji dokumentu, w którym uzupełnione będą dane kontrahenta, data dokumentu oraz dane dokumentu korygowanego. Następnie należy wpisać treść korygowaną oraz treść prawidłową. Tak utworzoną notę można wydrukować lub wysłać jako załącznik do wiadomości e-mail.