Aby w programie Ala zaksięgować fakturę, z której można odliczyć 50% wartości podatku VAT, należy dodać wpis do Księgi, uzupełnić niezbędne dane i w sekcji Inne zaznaczyć opcję: Faktura za samochód podlegająca 50% odliczenia VAT.

Następnie należy kliknąć Zapisz, po czym wyświetli się okno do wyboru samochodu. Dane samochodu należy uzupełnić w menu Słowniki->Samochody.

Po wybraniu samochodu i zaakceptowaniu danych otworzy się okno Edycja rejestru VAT, gdzie w stawce VAT wartość podatku zostanie odpowiednio zmniejszona. Po zapisaniu dokumentu w Rejestrze VAT Zakup pojawi się komunikat dotyczący zaksięgowania wartości nieodliczonej podatku VAT. Jeżeli kwota ta ma zostać zaksięgowana do Księgi przychodów i rozchodów, należy kliknąć <Tak>, natomiast jeżeli wartość nie ma być księgowana, należy wybrać <Nie>. Jeżeli użytkownik programu nie chce wprowadzać danych samochodu do Słownika oraz prowadzić rejestru faktur podlegających 50% odliczenia VAT należy odznaczyć opcję: Pokazuj i zapisuj faktury za samochód do Rejestru faktur do odliczenia 50% VAT w Ustawieniach programu na zakładce Edycja.

Aby wystawić fakturę wewnętrzną ( Opcje->Dokumenty->Dokumenty wewnętrzne) dla dokumentów związanych z transakcjami odwrotnie opodatkowanymi, należy wystawić dokument: Nabycie wewnątrzwspólnotowe, Faktura import lub Faktura VAT. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych oraz po kliknięciu na przycisk <Zapisz> pojawi się pytanie czy do wyżej wymienionych dokumentów wystawić dokument wewnętrzny. Po kliknięciu na przycisk <Tak>, otworzy się okno z możliwością wyboru typu dokumentu.

W programie Ewa użytkownik ma możliwość pracy z bazą kontrahentów, która została założona w programie Ala. Aby kontrahenci z programu Ala byli dostępni również w programie Ewa, należy w programie Ewa wejść w menu Ustawienia->Ustawienia->Kontrahenci i w polu Katalog kontrahentów, podać katalog danych firmy z programu Ala. Następnie, należy zamknąć program i uruchomić go ponownie ze zmienioną ścieżką do bazy danych kontrahentów.

Aby przeksięgowanie dokumentów z programu Ewa do programu Ala przebiegło pomyślnie, należy w obu programach (Ewa i Ala) ustawić wspólną ścieżkę polecenia księgowania, która znajduje się w menu Ustawienia (w programie Ewa: menu Ustawienia->Księgowanie->Katalog poleceń księgowania, w programie Ala: menu Ustawienia->Katalogi->Katalog poleceń księgowania) oraz w programie Ewa w menu Ustawienia->Księgowanie, należy określić na jakich zasadach rozlicza się firma (Księga Przychodów i Rozchodów lub Ewidencja Sprzedaży) oraz numery kolumn dla sprzedaży i dla zakupów.

Aby przeksięgować dokumenty, należy:

• • W programie Ewa wejść w menu Opcje->Dokumenty->Dokumenty, a następnie w menu głównym wybrać Dokument->Księgowanie->Księgowanie do Ala.

• • Otworzy się okno Księgowanie do Ala, w którym należy wskazać datę, do którego dnia (włącznie) mają zostać przeksięgowane dokumenty oraz wybrać sposób ich przeksięgowania:

• Bez grupowania – każdy dokument zostanie przeksięgowany osobno,
  • Grupuj paragony – dokumenty inne niż paragon zostaną przeksięgowane osobno, a paragony zostaną zgrupowane i wysłane do programu Ala jako zestawienie sprzedaży za dany okres,
  • Grupuj sprzedaż – wszystkie rodzaje dokumentów (sprzedaż, zakup itp.) zostaną przesłane jako osobne zestawienie za dany okres.
• Kliknąć na przycisk <Księguj>.

W przypadku, gdy użytkownik omyłkowo wykonał przeksięgowanie dokumentów do programu Ala, może takie przeksięgowanie wykonać ponownie. Aby wykonać ponowne księgowanie, należy najpierw dokumenty odksięgować. W tym celu, należy wejść w menu Opcje->Dokumenty->Dokumenty, a następnie z menu głównego wybrać Dokument->Księgowanie->Odksięgowanie dokumentów i wskazać datę do jakiej ma nastąpić odksięgowanie. Po odksięgowaniu dokumentów można ponownie wykonać poprawne przeksięgowanie tych samych dokumentów do programu Ala.

W programie Ewa w wersji MAX użytkownik ma możliwość dodania, na wydrukach dokumentów sprzedaży, spisu przeterminowanych lub wszystkich nierozliczonych dokumentów danego kontrahenta.

Aby taka tabela była widoczna na dokumencie sprzedaży, należy w menu Ustawienia->Wydruki->Stopka, w polu Sposób drukowania listy dok. nierozl. pod dok. sprz. wybrać wartość: Drukuj wszystkie (na dokumentach będą widniały wszystkie nierozliczone faktury, które są po terminie i którym termin jeszcze nie minął) lub Drukuj przeterminowane (na wydruku pojawią się tylko te dokumenty danego kontrahenta, które nie zostały jeszcze rozliczone w Rozrachunkach, a ich termin rozliczenia upłynął).

Aby wystawić korektę do faktury w programie Ewa, należy ustawić się na dokumencie korygowanym, kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać opcję Korekta -> Koryguj dokument.

Następnie należy uzupełnić pole: Podaj datę korekty (system podpowiada aktualną datę) i kliknąć na przycisk <Ok>. Następnie ustawić się na pozycji, którą chcemy korygować, wcisnąć ikonę Koryguj <F5> i wpisać cenę lub ilość, która ma być po korekcie, a na koniec zapisać dokument.

Wystawianie faktury zaliczkowej w programie Ewa rozpoczynamy od utworzenia Zamówienia od odbiorcy. W tym celu, należy:

• wejść w menu Opcje->Dokumenty->Zamówienia od odbiorców->Dodaj <F3>,
• uzupełnić podstawowe dane dokumentu (kontrahent, towar),
• kliknąć na przycisk <Zapisz>.

Następnie należy przyjąć zaliczkę do zapisanego zamówienia. Zaliczkę wprowadzamy do systemu w następujący sposób:

• klikamy na ikonę Przyjmij zaliczkę lub z menu podręcznego wybieramy opcję Przyjmij zaliczkę (stojąc na wybranym dokumencie klikamy prawym klawiszem myszki),
• otworzy się okno Faktura zaliczkowa, które w polu Poprzednie zaliczki, zawiera informację o kwocie wpłaconych już zaliczek (jeżeli takie były),
• w polu Kwota zaliczki uzupełniamy kwotę bieżącej zaliczki, natomiast w polu Data, pojawi się data wystawienia faktury zaliczkowej,
• klikamy na przycisk <Zapisz>,

• otworzy się okno edycji faktury zaliczkowej oraz okno Potwierdzenie dokumentu, gdzie uzupełniamy osobę odbierającą zaliczkę oraz sposób zapłaty,
• po zapisaniu danych, w oknie Dokumenty (menu Opcje->Dokumenty->Dokumenty), wyświetli się faktura zaliczkowa.

W momencie przyjęcia ostatniej zaliczki do zamówienia, należy takie zamówienie rozliczyć. Zamówienie realizujemy według poniższych punktów:

• w menu Opcje->Dokumenty->Dokumenty klikamy na ikonę Realizuj zamówienie,

• otworzy się okno Zamówienia od odbiorców z informacją: „Wybierz zamówienie do realizacji”,
• klikamy na przycisk <OK>, wybieramy zamówienie, które chcemy rozliczyć,
• otworzy się okno Realizuj zamówienie, gdzie uzupełniamy odpowiednią datę oraz rodzaj dokumentu, a następnie klikamy na przycisk <Zapisz>,
• jeżeli do zamówienia od odbiorcy wcześniej zostały przyjęte zaliczki, to pojawi sie okno z informacją o tych zaliczkach oraz o tym, że wystawiany dokument staje sie dokumentem końcowym rozliczającym zaliczki,
• klikamy na przycisk <OK>,
• otworzy się okno edycyjne dokumentu oraz potwierdzenie wpłaty ostatniej zaliczki,
• klikamy na przycisk <Zapisz>,
• do spisu dokumentów (menu Opcje->Dokumenty->Dokumenty) zostanie dodana faktura, która jest fakturą końcową do utworzonego zamówienia i przyjętych do niego zaliczek.

Aby wydrukować duplikat faktury, która widnieje w programie Ewa i została już wcześniej wydrukowana, należy:

• ustawić się na wybranym dokumencie,
• wybrać funkcję Drukuj->Drukuj dokument i w oknie Wydruk dokumentu odznaczyć parametry: Oryginał i Kopia, a następnie zaznaczyć: Duplikat,

• kliknąć na przycisk <Drukuj>.

Na wydrukowanej fakturze widoczna będzie data wystawienia oryginalnego dokumentu, data sprzedaży oraz data wystawienia duplikatu.

W związku z wprowadzeniem Ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o funduszach promocji produktów rolno-spożywczych (Dz.U.09.97.799) umożliwiono w programie Ewa rozliczanie kwot na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych wynikających z dokumentów zakupu od rolnika.

Aby funkcjonalność ta była dostępna, należy:

• W menu Opcje->Kartoteki->Popraw <F5> wybrać odpowiedni rodzaj funduszu oraz zapisać wprowadzone zmiany.

W menu Opcje->Dokumenty->Dokumenty->Dodaj<F3>-> Faktura VAT RR dodać kartotekę do pozycji dokumentu, a następnie uzupełnić dane dotyczące ilości kupowanego towaru oraz jego cenę.

Po zapisaniu pozycji na dokumencie, na zakładce VAT – Inne, dostępna będzie wartość potrąceń na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych. Wartość ta jest zaokrąglana do pełnej złotówki i w przypadku, gdy kwota potrąceń wynosi mniej niż 50 gr., zostaje ona pominięta, natomiast kwota wynosząca 50 gr. i więcej, jest podwyższana do pełnej złotówki.

Dodatkowo w programie Ewa użytkownik może wygenerować zestawienia należności wobec poszczególnych funduszy. Aby takie zestawienie wykonać, należy uruchomić w menu Zestawienia opcję Należności wobec Funduszy Promocji Produktów Rolno-Spożywczych.