Aby wystawić oraz wydrukować fakturę wewnętrzną do dokumentów związanych z transakcjami odwrotnie opodatkowanymi, należy wejść w menu Księgowość -> Rejestry dokumentów wewnętrznych. Otworzy się wówczas okno Dokumenty wewnętrzne, w którym należy kliknąć na ikonę Dodaj i wybrać rodzaj dokumentu, do którego będzie wystawiona faktura wewnętrzna.

W przypadku wybrania Wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz Importu usług, w pierwszej kolejności należy wybrać walutę, kurs oraz numer i datę tabeli kursów. Dla dokumentu Zakup odwrotnie opodatkowany czynności te nie występują. Następnie należy uzupełnić dane takie, jak: datę wystawienia i sprzedaży, numer dokumentu zewnętrznego, dostawcę oraz pozycje dokumentu. W przypadku wystawiania dokumentu Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów oraz Import usług, cenę towaru należy wpisać w walucie. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych, należy kliknąć na przycisk <Zapisz>, po czym otworzy się okno zapisu dokumentu do księgi oraz okno słownika zdarzeń gospodarczych (jeżeli w Ustawieniach zaznaczone jest Automatyczne pokazywanie słowników). Po wybraniu odpowiedniego opisu zdarzenia gospodarczego, należy kliknąć na przycisk <Zapisz>, co spowoduje zapis dokumentu do Rejestru VAT Zakup. Po zapisaniu wpisu w Rejestrze VAT Zakup, zostanie wyświetlony komunikat o konieczności wystawienia dokumentu wewnętrznego w celu rozliczenia podatku. Zaakceptowanie tego komunikatu spowoduje, że wpis ten zostanie również zaksięgowany w Rejestrze VAT Sprzedaż.

Po zaksięgowaniu takiego dokumentu użytkownik ma możliwość wydrukowania faktury wewnętrznej. Aby tą czynność wykonać, należy w menu Księgowość->Rejestry faktur wewnętrznych, ustawić się na wybranym dokumencie i kliknąć Drukuj->Drukuj dokument->Drukuj.

Aby zaimportować dokumenty wysłane z programu Ewa lub Aga do programu Ala, należy sprawdzić czy katalog poleceń księgowania jest taki sam dla wszystkich programów. Ścieżka ta widoczna jest:

• w programie Ala – w menu Ustawienia->zakładka: Katalogi->Katalog poleceń księgowania,
• w programie Aga – w menu Płace -> Płace (w menu głównym programu) -> Księgowanie do programu Ala -> Katalog poleceń,
• w programie Ewa – w menu Ustawienia -> Księgowanie -> Katalog poleceń księgowań.

Następnie należy uruchomić program Ala i w menu Księgowość -> Import poleceń księgowania odczytać wysłane dokumenty (z programów Aga lub Ewa) za pomocą ikony Odczytaj polecenia księgowania.

Po wczytaniu importowanych danych, w oknie Polecenia księgowania, należy kliknąć na ikonę Zaksięguj polecenia księgowania. Otworzy się okno Księgowanie poleceń księgowych, w którym można zaznaczyć jakie okno ma być widoczne podczas księgowania dokumentów oraz czy mają zostać zaksięgowane wszystkie dokumenty widoczne w oknie Polecenia księgowania, czy tylko wybrane.
Po kliknięciu na przycisk <OK> dokumenty zostaną zaksięgowane do książki i/lub rejestru VAT.

W programie Ala użytkownik ma możliwość pracy z bazą kontrahentów, która została założona w programie Ewa. Aby kontrahenci z programu Ewa byli dostępni również w programie Ala, należy w programie Ala wejść w menu Ustawienia -> zakładka Katalogi i w polu Katalog danych kontrahentów, podać katalog danych firmy z programu Ewa. Następnie należy zamknąć program i uruchomić go ponownie ze zmienioną ścieżką do bazy danych kontrahentów.

Program Ala umożliwia miesięczne rozliczanie podatku należnego VAT strukturą zakupów towarów handlowych. Aby program prawidłowo wyliczał procentowy zakup brutto w strukturze zakupów, należy:

• Podczas wprowadzania faktur VAT zakupu towarów handlowych (VAT – Zakupy->Dodaj) , należy uzupełnić pole Numer ewidencji:

• Stojąc kursorem w polu Numer ewidencji, wcisnąć klawisz <F6> na klawiaturze.
• Dodać numer ewidencji VAT, poprzez kliknięcie na ikonę Dodaj <F3>, uzupełnić odpowiednie dane (np. w polu Numer wpisać 1, w polu Opis – Zakup towarów, a w polu Zdarzenie gospodarcze zakupu wybrać Zakup), a następnie zapisać je za pomocą przycisku <Zapisz>.
• Kliknąć dwa razy lewym klawiszem myszy na dodany numer ewidencji VAT.
• Uzupełnić pozostałe dane w oknie Edycja pozycji rejestru VAT – Zakupy i zapisać je.
• Po wprowadzeniu faktur VAT zakupu towarów, z uzupełnionym numerem ewidencji, wybrać w menu Księgowość->Rejestr VAT zakupów->Drukuj <F9> opcję Struktura zakupów.

• W oknie Struktura zakupów, w polu Wybierz zakres ewidencji zakupu – od wpisać numer nadany fakturom VAT zakupu towarów handlowych (patrz punkt 1), a w polu Kwota brutto sprzedaży – uzupełnić odpowiednią kwotę.
• Kliknąć na klawisz Policz.
  Spowoduje to, że program automatycznie wyliczy sprzedaż, którą można zaksięgować w Rejestrze VAT sprzedaży, poprzez kliknięcie na przycisk Zaksięguj lub wydrukować dokument za pomocą przycisku Wydruk. Dodatkowo okno Struktura zakupów dostępne jest w menu Księgowość->Rejestr VAT sprzedaży->Drukuj <F9>->Struktura zakupów.

Program Ala umożliwia zapisanie wykonanych wydruków, określonych dokumentów, w rejestrze.

Aby taki rejestr utworzyć, należy w menu Rejestr wydruków -> Konfiguracja rejestru wydruków zaznaczyć dokumenty, które program, po ich wydrukowaniu, ma zapisać, a następnie kliknąć na przycisk <Zapisz>.

Po wydrukowaniu jednego z zaznaczonych dokumentów, zostanie on zapisany w Rejestrze wydruków, gdzie będzie dostępny jego podgląd oraz ponowny wydruk.

Aby przenumerować wpisy w Książce przychodów i rozchodów w programie Ala, należy:

• wejść w menu Ustawienia->zakładka: Inne, kliknąć na przycisk <Włącz tryb awaryjny>, zatwierdzić przyciskiem <Tak>, a następnie <Zamknij>,
  

• otworzyć okno Księga, kliknąć na pasku menu głównego na opcję Księga (za opcją Pomoc) i wybrać Przenumeruj wpisy
• wybrać metodę przenumerowania i kliknąć na przycisk <Ok>,
• wyłączyć tryb awaryjny w menu Ustawienia -> zakładka: Inne.

Z programu Ala możliwe jest wysyłanie do systemu e-Deklaracje następujących formularzy: VAT-7(K), VAT-UE, PIT-28 oraz załączniki: PIT-O, PIT-D, PIT-2K.

Przed rozpoczęciem wysyłania deklaracji z programu Ala, należy sprawdzić, czy komputer, na którym planujemy wykonać taką operację, ma aktywne połączenie z Internetem, jest na nim zainstalowane oprogramowanie do podpisu elektronicznego oraz jest dostępny kwalifikowany podpis elektroniczny.

Aby wysłać formularz do systemu e-Deklaracje, należy w programie Ala kliknąć na menu Księgowość i wybrać opcję Rozliczenia firm, VAT – 7. Następnie, należy kliknąć na ikonę Wyślij do system e-deklaracji. Program uruchomi Kreator eksportu do e-Deklaracje.

Następnie, należy kliknąć na przycisk <Dalej> i wybrać miejsce docelowe, w którym zostanie zapisany plik w formacie xml (standardowo program zapisuje plik w C:\Temp). Kolejnym krokiem jest podpisanie dokumentu tzw. kwalifikowanym podpisem. W tym celu, należy wskazać plik do podpisania (zapisany na dysku C) i wybrać opcję: Otwórz lokalizację.

Na ekranie monitora zostanie wyświetlony folder, do którego zapisano dokument. W tym oknie, należy również wybrać plik do podpisania podpisem kwalifikowanym. Na wybranym pliku, klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy program do podpisu elektronicznego.

Aby zamknąć miesiąc w programie Ala, należy:

• w menu Księgowość wybrać opcję Rozliczenia firm, VAT-7, otworzy się deklaracja VAT-7,
• na górnym pasku ikon kliknąć na ikonę Zatwierdź,
• program zapyta: „Czy na pewno zamknąć miesiąc … w firmie … ”, kliknąć na przycisk <Tak>,
• zamknąć deklarację VAT-7,
• w menu Deklaracje wybrać opcję Pit-5/PIT-5(L),
• na oknie Dane do PIT’u-5/Dane do PIT’u-5(L) kliknąć na przycisk <Zamknij …> (np. Zamknij styczeń),
• program zapyta czy na pewno zamknąć miesiąc, kliknąć na przycisk <Tak>.

W przypadku, gdy użytkownik uzupełnił dane w podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów i jeśli dane te nie zostały przeniesione do deklaracji PIT-5(L), to należy sprawdzić czy dany właściciel rozliczający się deklaracją PIT-5(L) ma poprawnie wpisane udziały w firmie. W tym celu, należy wejść w menu Ustawienia -> zakładka: Spis firm->przycisk: Udziały oraz na wybranym właścicielu kliknąć na ikonę Popraw <F5> i sprawdzić czy wpisane daty Od – Do są poprawne.

Wszystkie programy znajdujące się w ofercie firmy Streamsoft są stale rozwijane i dostosowywane do zmieniających się przepisów. Istnieje możliwość aktualizacji posiadanych wersji poprzez Internet.

Aby zaktualizować program, należy:

1. Wyłączyć go, w przypadku gdy jest uruchomiony.
2. Uruchomić aktualizację poprzez Start -> Programy (lub Wszystkie programy) ->Streamsoft -> wybrany program ->Aktualizacja. Otworzy się okno aktualizacji programu.
3. W oknie aktualizacji zaznaczyć parametry: Pobranie nowej wersji przez Internet oraz Aktualizuj program, a następnie kliknąć na przycisk <Start>.

Program połączy się automatycznie ze stroną internetową firmy STREAM soft i poinformuje o numerze najnowszej wersji. Jeśli użytkownik zdecyduje się na pobranie nowej wersji, to należy wcisnąć <Tak> i czekać, aż aktualizacja dobiegnie końca. Pobieranie nowej wersji można w każdej chwili przerwać bez żadnych ujemnych konsekwencji. W przypadku, gdy nie uda się automatyczne nawiązanie połączenia, należy uruchomić przeglądarkę internetową (np. Internet Explorer) i jeszcze raz uruchomić aktualizację. Możliwe jest również zaktualizowanie plików pomocy i programu odtwarzającego dane z kopii.

Użytkownik może również otrzymać od firmy STREAM soft płytę CD z nową wersją programu. Wtedy, należy postąpić podobnie, z tą różnicą, że w oknie Aktualizacja, należy wybrać opcję Pobieranie nowej wersji z CD.

Aktualizacje programów można również przeprowadzić poprzez stronę internetową www.streamsoft.pl. Należy wybrać zakładkę Produkty -> wybrany program (gdzie program jest dowolnym programem Ala, Ewa, Aga) -> Aktualizacja programu -> Pobierz plik aktualizacji programu -> Zapisz. Następnie zamknąć okno przeglądarki, wybrać Start -> Programy (lub Wszystkie programy) -> Streamsoft -> wybrany program -> Aktualizacja i zaznaczyć Pobranie nowej wersji z CD. Następnie wskazać, lokalizację pliku wcześniej pobranego ze strony internetowej (czyli np. „C:/”) i kliknąć na przycisk <OK>.