Przed wysłaniem danych do programu Płatnik należy sprawdzić w konfiguracji katalog programu Płatnik. W tym celu należy wybrać z menu Inne opcję Ustawienia lub kliknąć w ikonę Ustawienia na pasku ikon, a następnie przejść na zakładkę „Płatnik”, Inne. Należy wpisać katalog tam, gdzie znajduje się program Katalog „Płatnika” (plik pp.exe). Aby wysłać dokument do programu Płatnik, należy najpierw wskazać jaki dokument (lub dokumenty) nas interesuje. Do tego celu służy opcja Eksport do ”Płatnika”, znajdująca się w menu Opcje. Dostępna jest ona również za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+E> lub ikony znajdującej się na pasku ikon programu.

Po tych czynnościach na ekranie ukaże się okno eksportu do Płatnika. Wówczas możemy przystąpić do przygotowania interesującego nas zestawu dokumentów, używając w tym celu ikony Dodaj <F3>.

Aby wysłać dokument zgłoszeniowy płatnika, należy w oknie Eksport do płatnika nacisnąć klawisz <F3> lub ikonę Dodaj. Za pomocą klawiszy strzałek użytkownik programu może wybrać pozycję Dokumenty zgłoszeniowe płatnika i nacisnąć klawisz <Enter>, następnie wybrać odpowiedni dokument i potwierdzić wybór klawiszem <Enter>. W zależności od wybranego dokumentu, należy jeszcze określić czy jest to pierwsze zgłoszenie, korekta danych, zmiana danych, czy wyrejestrowanie. Po wybraniu odpowiedniej opcji, w tabeli pojawi się nowa pozycja z typem i opisem wybranego dokumentu. Należy pamiętać o tym, że dokumenty zgłoszeniowe do Płatnika są wysyłane po dacie zatrudnienia lub dacie zwolnienia. Podobnie jak w przypadku dokumentów rozliczeniowych daty te odgrywają zasadniczą rolę w poprawnym i bezbłędnym przesłaniu tych dokumentów. Jeżeli data zatrudnienia wskazuje na miesiąc marzec, to dokumenty do Płatnika również powinny być wysłane za miesiąc marzec.

Aby wysłać dokument zgłoszeniowy pracownika, należy w oknie Eksport do płatnika nacisnąć klawisz <F3> lub ikonę Dodaj, następnie poruszając się klawiszami strzałek wybrać pozycję Dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych pracowników i nacisnąć klawisz <Enter>. Następnie należy wskazać odpowiedni dokument. W przypadku, gdy wybraliśmy dokumenty zgłoszeniowe dotyczące członków rodziny, należy wskazać dla jakich osób chcemy wystawić dokumenty. Można wybrać jedną z dwóch opcji: Wszystkie lub Zaznaczone. Wybierając opcję dla Zaznaczonych, należy wskazać (poprzez dwukrotne kliknięcie myszką lub za pomocą klawisza <Insert>) żądane osoby.

W przypadku, gdy chcemy wysłać dokument zgłoszeniowy właściciela, należy w oknie Eksport do płatnika nacisnąć klawisz <F3> lub ikonę Dodaj, a następnie poruszając się klawiszami strzałek wybrać pozycję Dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych właścicieli i nacisnąć klawisz <Enter>. Następnie należy wskazać odpowiedni dokument. W przypadku, gdy wybraliśmy dokumenty zgłoszeniowe dotyczące członków rodziny, to należy wskazać czy jest to pierwsze zgłoszenie, korekta danych, zmiana danych, itd. Program zapyta dla kogo wysyłać dokumenty. Możliwy jest wybór jeden z dwóch opcji: Wszystkich lub Zaznaczonych. Wybierając opcję dla Zaznaczonych należy wskazać żądane osoby.

Aby wysłać dokument rozliczeniowy, należy w oknie Eksport do płatnika nacisnąć klawisz <F3> lub ikonę Dodaj, a następnie wybrać pozycję Dokumenty rozliczeniowe pracowników. Następnie należy wskazać odpowiedni dokument. Program zapyta czy dokument dotyczy wszystkich pracowników, czy tylko zaznaczonych. W przypadku, gdy wybierzemy zaznaczonych pracowników, należy wskazać żądane osoby. Jeżeli zostanie wybrany dokument ZUS RSA – raport imienny o wypłatach świadczeń i przerwach, to program wyśle ten raport tylko tym osobom, które w danym miesiącu mają wpisane zasiłki w pracy. W przypadku, gdy żadna osoba nie miała przerwy w pracy dokument RSA nie zostanie wysłany do programu Płatnik.

Aby wysłać dokument rozliczeniowy, należy w oknie Eksport do płatnika nacisnąć klawisz <F3> lub ikonę Dodaj, a następnie wybrać pozycję Dokumenty rozliczeniowe właścicieli. Następnie, należy wskazać odpowiedni dokument. Program zapyta czy dokument ma dotyczyć wszystkich właścicieli, czy tylko zaznaczonych. Gdy wybierzemy dla zaznaczonych właścicieli, to należy wskazać żądane osoby. Jeżeli wybierzemy dokument ZUS RCA lub ZUS RZA – program uwzględni dodane dokumenty razem z dokumentami rozliczeniowymi pracowników i zostanie stworzony jeden dokument ZUS DRA podsumowujący pracowników i właścicieli. Po wybraniu dokumentu ZUS DRA, program dodatkowo stworzy oddzielnie dokument ZUS DRA dla każdego właściciela.

W celu wysłania dokumentu dotyczącego wybranej grupy osób, należy wskazać o jaki dokument chodzi i gdy pojawi się wybór dla Wszystkich, Zaznaczonych wybrać pozycję dla Zaznaczonych. Na ekranie pojawi się okno ze spisem pracowników lub właścicieli, w zależności od wybranego dokumentu. Po spisie możemy poruszać się klawiszami strzałek. Aby zaznaczyć dane wybranej osoby, należy nacisnąć klawisz <Insert>. Ponowne naciśnięcie klawisza <Insert>, spowoduje odznaczenie jej danych. Aby zaznaczyć wszystkie osoby, należy wybrać z menu okna Zaznaczanie opcję Zaznacz wszystkie. Można wtedy odznaczyć jedną lub kilka osób i przygotować raport dla tak wybranej grupy pracowników. W przypadku, gdy mamy zaznaczone dane osób, o które nam chodzi, należy nacisnąć klawisze <Alt+F4>lub zamknąć okienko naciskając myszką na przycisk ‘’Wyjścia” w prawym górnym rogu okienka. Jeżeli chcemy zmienić kolejność wyświetlania osób w spisie, to należy wcisnąć klawisz <F4> lub z menu okna Zaznaczenie wybrać opcję Sortowanie. Jeżeli nie wybierzemy żadnej osoby dokument nie zostanie przygotowany.

Aby wysłać przygotowane dokumenty, należy w oknie Eksport do płatnika nacisnąć klawisz <F4> lub ikonę.

Program zapyta o datę wypełnienia deklaracji. Po wpisaniu tej daty dane zostaną wysłane do programu Płatnik.

W oknie Płace jest możliwość wydrukowania dokumentów, które są  potrzebne w celu rozliczenia wynagrodzeń czy też pracownika. Poniżej lista wydruków dostępna po wybraniu opcji drukowania (ikona Drukuj lub klawisz <F9>):

W celu wydrukowania listy płac, należy otworzyć okienko Płace i wybrać ikonę Drukuj <F9>. Następnie z menu wybrać opcję Lista płac. Program wyświetli okno, w którym można określić tytuł listy i datę wypłaty oraz wskazać, które osoby mają znaleźć się na liście.

Data wypłaty jest bardzo istotnym parametrem, ponieważ program bierze ją pod uwagę przy drukowaniu PIT-ów, eksporcie do Płatnika i zestawieniach. Możliwe jest podzielenie pracowników na grupy dla przykładu: firma zatrudnia 10 pracowników umysłowych i 20 fizycznych. Aby wpisać wypłaty za luty, należy w programie płacowym ustawić się w miesiącu lutym i wpisać dane płacowe oraz dane o przerwach w pracy. Trzeba teraz zaznaczyć dane pracowników umysłowych i wydrukować listę płac z datą lutową (dzień nie ma znaczenia dla programu). Po wydrukowaniu proszę zaznaczyć dane pracowników fizycznych i wydrukować listę płac z datą marcową. W takim wypadku do formularza PIT-4 za miesiąc luty wejdą tylko dane pracowników umysłowych, natomiast pracownicy fizyczni zostaną uwzględnieni w marcu.

Listę płac dla kasjera drukujemy z poziomu okna Płace za pomocą ikony Drukuj lub klawisza funkcyjnego <F9>. Program wyświetli okno, w którym można określić tytuł listy i datę wypłaty oraz ustawić jakie osoby mają znaleźć się na liście. Wydruk dla kasjera jest to uproszczony wydruk listy płac, na którym znajduje się nazwisko, imię, kwota do wypłaty i podpis.

Aby wydrukować przelewy na konta osobiste, należy w oknie Płace użyć opcji Drukuj.

Program wyświetli okno, w którym można określić tytuł i datę wypłaty. Program posiada opcję grupowania przelewów do jednego banku, użytkownik może określić od ilu osób grupować przelewy (domyślnie od dwóch). W przypadku grupowania przelewów drukowana jest „zbiorówka”, czyli imienna lista osób oraz łączny przelew do banku. W przeciwnym wypadku przelewy drukowane są osobno dla każdej osoby. Po zaznaczeniu opcji Pytać przed wydrukiem przelewu, program poprosi użytkownika o akceptację przed wydrukiem przelewów do każdego z banków. Aby program drukował poprawnie przelewy zbiorowe, należy przy każdej nazwie banku wpisać kod banku – najczęściej 8-cyfrowy ciąg identyfikujący bank (w przypadku banków spółdzielczych ciąg ten jest dłuższy). Następnie trzeba wpisać konto na przelew zbiorowy – w zależności od żądań banku możemy część środkową (nr konta pracownika) pominąć lub wypełnić kropkami. Aby znaleźć się w okienku danych zawierających spis banków, należy wybrać z menu Opcje->Słowniki->Banki.

PIT-11, należy wydrukować z poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj (klawisz <F9>). Na wstępie należy wybrać wzór PIT-u. Komputer wyświetli na ekranie okienko z zawartością PIT-u z wypełnionymi polami, dając możliwość zmiany danych przed wydrukiem. Umożliwia to wpisanie na PIT danych, których program standardowo nie przechowuje. Możliwe jest wygenerowanie PIT również dla osoby, która była zatrudniona kilka razy z przerwami w ciągu roku. Należy zaznaczyć klawiszem <Insert> pracownika, dla którego chcemy przygotować PIT-11. Program zapyta wtedy, czy uwzględnić na PIT-11 tylko zaznaczone osoby. Możemy także wydrukować przelew do danego PIT-11. W tym celu, należy na oknie z danymi PIT-u nacisnąć przycisk Przelew. Dodatkowo na górze okna edycyjnego istnieje możliwość wyboru opcji Zamień PESEL na NIP na polu 10.

PIT-4/PIT-4R drukujemy z poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj. Wybrać należy wzór uprzednio. Program wyświetli na ekranie okienko z zawartością PIT-u z wypełnionymi polami, dając możliwość zmiany danych przed wydrukiem. Umożliwia to wpisanie na PIT danych, których program standardowo nie przechowuje. Program pobiera do deklaracji dane osoby, które są zatrudnione na umowę o pracę i umowę zlecenie i mają wpisane kwoty wynagrodzenia.

PIT-40 drukujemy z poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj. Program wyświetli na ekranie okienko z zawartością PIT-u z wypełnionymi polami, dając możliwość zmiany danych przed ich wydrukiem. Umożliwia to wpisanie na PIT danych, których program standardowo nie przechowuje. Program pobiera do deklaracji dane osoby, które są zatrudnione na umowę o pracę i mają wpisane kwoty wynagrodzenia. Jeżeli z rozliczenia rocznego wyniknie nadpłata podatku dochodowego, to po wydrukowaniu PIT-40, program zapyta się czy zapisać w systemie kwotę w polu NADPŁATA równą kwocie nadpłaty wynikającej z PIT-40 do rozliczenia w marcu. Po zaakceptowaniu pytania, program zapisze w bazie daną kwotę, a następnie w miesiącu marcu rozliczy ją w danych płacowych pracownika (kwota będzie widoczna w danych płacowych pracownika za miesiąc marzec, na zakładce Wypłata w polu + Kwota z PIT-40) oraz w deklaracji PIT-4 i PIT-4R w polu dotyczącym rozliczenia nadpłat, wynikających z rozliczenia za rok ubiegły.

Miesięczne zestawienie wynagrodzeń należy wydrukować z poziomu okna Płace, za pomocą opcji Drukuj. Program pobiera do zestawienia dane osoby, które są zatrudnione na umowę o pracę i mają wpisane kwoty wynagrodzenia i uwzględnione składki.

Miesięczne zestawienia wynagrodzeń drukujemy z poziomu okna Płace, za pomocą opcji Drukuj. Program zapyta dla jakich osób drukować kartę. Na rocznej karcie wynagrodzeń znajdują się wszystkie składniki wykorzystywane w programie. Nie chcąc drukować wszystkich składników, można przed wydrukiem odznaczyć pole Drukować składniki zerowe. Wtedy wszystkie kwoty, które u wybranego pracownika są zerowe, nie będą drukowane. Oprócz wydruków wyszczególnionych w danym opisie, można wydrukować jeszcze kilkanaście wydruków kadrowych i płacowych, postępując przy każdym z nich w sposób analogiczny do wyżej opisanych.

Listę zleceń drukujemy z poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj. Program wyświetli na ekranie okienko, w którym można określić tytuł listy i datę wypłaty oraz jakie osoby mają znaleźć się na liście. Program bierze pod uwagę osoby zatrudnione na umowę zlecenie.

Rachunek do umowy o zlecenie drukujemy w oknie Płace za pomocą ikony Drukuj. Program wyświetli okienko z danymi, które można zmodyfikować przed wydrukiem. Kwoty wynagrodzenia zostaną pobrane z aktualnego miesiąca. Aby na rachunku do umowy zlecenie lub umowy o dzieło pojawił się numer tej umowy, należy pamiętać o tym, aby wpisać go podczas naliczania wynagrodzenia dla tych umów (w danych płacowych po prawej stronie obok okienka Kwota zlecenia).

Formularz PIT-8B drukujemy z poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj. Komputer wyświetli na ekranie okienko z zawartością PIT-u z wypełnionymi polami, dając możliwość zmiany danych przed wydrukiem. Umożliwia to wpisanie na PIT danych, których program standardowo nie przechowuje.

Przelewy do PIT-8b realizujemy z poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj. Program zbierze wszystkie osoby i pogrupuje według właściwych urzędów skarbowych, następnie wydrukuje dla każdego urzędu skarbowego przelew. Podane będą również informacje związane z rokiem, okresem za który przelew zostanie wykonany.

Formularz PIT-8A/PIT-8AR drukujemy z poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj. Komputer wyświetli na ekranie okno PIT-u z wypełnionymi polami, umożliwiając zmianę danych przed wydrukiem. Dzięki temu można zapisać na PIT dane, których program standardowo nie przechowuje. Program pobiera do deklaracji dane osób, które są zatrudnione na umowę zlecenie oraz umowę o dzieło i zostały rozliczone podatkiem zryczałtowanym.

W programie istnieją trzy rejestry wydruków:

1. Pierwszy dostępny jest w oknie Kadry, po kliknięciu na ikonę Drukuj->Rejestr wydruków. W rejestrze tym dostępna jest część wydruków dotyczących dokumentów kadrowych.
2. Drugi dostępny jest w oknie Płace, po kliknięciu na ikonę Drukuj. W rejestrze znajduje się część wydruków dotyczących dokumentów płacowych jednego pracownika lub wydruków grupowych.
3. Trzeci, w którym znajdują się wydruki takie, jak: Umowa o pracę, Aneks do umowy o pracę, ZUS-Rp7, ZUS-Z3, PIT-4R, PIT-40, PIT-11, widnieje pod ikonką „szufladki” w jednym z tych wydruków. Aby go otworzyć, należy np. w oknie Kadry ustawić się na dowolnym pracowniku, kliknąć Drukuj, wybrać np. Umowa o pracę, w oknie Umowa o pracę dla… kliknąć Dalej i w kolejnym oknie w lewym dolnym rogu ekranu kliknąć na ikonę „szufladki”, po kliknięciu której będzie widoczny rejestr wydruków.